Datenschutzerklärung für die Nutzung der Lernplattform ILIAS

der Handwerkskammer Flensburg

1 Verantwortlichkeit

Im Folgenden möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der E‑Learning-Plattform ILIAS, abrufbar unter der URL „https://lernen.hwk-flensburg.de“ (nachfolgend „Plattform“ genannt) informieren. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden.

Verantwortlich für die Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung ist die Handwerkskammer Flensburg, vertreten durch den Präsidenten Jörn Arp und den Hauptgeschäftsführer Björn Geertz, Adresse: Johanniskirchhof 1-7, 24937 Flensburg, Tel.: 0461-866-0, E‑Mail-Adresse: info@hwk-flensburg.de (nachfolgend „wir“ genannt). [A1]

2 Datenschutzbeauftragter

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten: Datenschutzbeauftragter Björn Lippke, [A2] c/o Handwerkskammer Flensburg, Johanniskirchof 1-7, 24937 Flensburg, Telefon 0461 866 127, E‑Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@hwk-flensburg.de[A3]

3 Zugriff auf die Plattform

Bei Zugriff auf die Plattform und bei Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang Daten erhoben und in einer Protokolldatei gespeichert, was ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken dient. In der Protokolldatei werden folgende Daten erfasst:

· IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,

· Name und URL der abgerufenen Datei,

· Datum und Uhrzeit des Abrufs,

· übertragene Datenmenge,

· Statusmeldung über Erfolg oder Misserfolg des Abrufs,

· Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems,

· Adresse der anfragenden Domain sowie

· Name Ihres Internetzugangsproviders.

Die Erhebung der Zugriffsdaten ist technisch notwendig, um Ihrem Endgerät den Aufruf unserer Plattform zu ermöglichen. Diese Daten erlauben ohne gesonderten Aufwand keinen Rückschluss auf Ihre Person.

4 Weiterverarbeitung zur statistischen Auswertung, Missbrauchsprävention und Gewährleistung der IT‑Sicherheit

Wir nutzen diese Zugriffsdaten zur Verfolgung berechtigter Interessen, nämlich zur statistischen Auswertung der Nutzung der Plattform, um diese nutzerfreundlicher zu gestalten, Fehler zu finden, Serverkapazitäten zu steuern sowie dazu, sie im Falle einer rechtswidrigen Nutzung unserer Plattform zur Rechtsverfolgung verwerten zu können. Die Zugriffsdaten werden für sieben Tage [A4] gespeichert und im Anschluss gelöscht.

5 Nutzung der Plattform

Um Teilnehmenden und Dozierenden (zusammen nachfolgend auch als „Nutzende“ bezeichnet) der jeweiligen Bildungsmaßnahme die Nutzung unserer Plattform zu ermöglichen, finden die auf die jeweilige Bildungsmaßnahme abgestimmten Datenverarbeitungsvorgänge statt. Wir haben die Nutzung unserer Plattform für verschiedene Konstellationen vorgesehen.

5.1 Registrierung der Nutzenden

Wir registrieren Sie unter Angabe der folgenden personenbezogenen Daten auf unserer Plattform: Es werden stets die E‑Mail-Adresse, ein Benutzername sowie ein Passwort für die nutzende Person auf der Plattform hinterlegt und verarbeitet. Ohne diese Zugangsdaten kann der Zugriff des bzw. der Nutzenden auf die Plattform und eine Kommunikation mit dem Anbieter im Zusammenhang mit der Plattform technisch nicht ermöglicht werden. Der nutzenden Person werden ihr Benutzername und das Passwort per E‑Mail übersandt. Bereits beim ersten Log‑in ist das Passwort zu ändern. Der Benutzername ist für die übrigen Nutzenden im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme sichtbar. Letzteres gilt insbesondere für die Benutzung der Chatfunktion oder die Vornahme von Einträgen im Wiki.

5.1.1 Plattformnutzung als optionaler Bestandteil für Teilnehmende und Dozierende

Diese vorstehend beschriebene Datenverarbeitung zur Registrierung des bzw. der Nutzenden auf der Plattform dient in den Fällen, in denen die Nutzung der Plattform von uns als Zusatz zur von Ihnen gebuchten Bildungsmaßnahme bzw. der mit Ihnen geschlossenen Dozierendenvereinbarung angeboten wird, unserem berechtigten Interesse, Ihnen diesen Service bieten zu können. Um Ihnen die Möglichkeit der Plattformnutzung unter einem Pseudonym zu ermöglichen, können Sie eine Fantasiebezeichnung als Benutzernamen wählen.

5.1.2 Plattformnutzung als verpflichtender Bestandteil für Teilnehmende und Dozierende

In den Fällen, in denen die Nutzung der Plattform Wesensbestandteil des mit uns abgeschlossenen Vertrages über die jeweilige Bildungsmaßnahme und damit zwingend erforderlich ist, um diese absolvieren zu können (z. B. in Online-Kursen o. Ä.), hinterlegen wir auf der Plattform ebenfalls Ihren Vor- und Nachnamen. Demzufolge ist es auch notwendig, dass der bzw. die jeweilige Dozierende Ihren Vor- und Nachnamen kennt, um die Absolvierung von Online-Tests o. Ä. Ihnen zuordnen zu können. Diese Datenverarbeitung dient der Abwicklung und Durchführung des mit uns bestehenden Vertrages.

Auch als Dozent/Dozentin werden Sie von uns auf der Plattform mit Ihrem Vor- und Nachnamen hinterlegt, um den Teilnehmenden der von Ihnen durchzuführenden Bildungsmaßnahme eine direkte Zuordnung bzw. Identifizierung ermöglichen zu können. Diese Datenverarbeitung dient der Abwicklung und Durchführung der Dozierendenvereinbarung.

5.2 Besonderheiten der Plattformnutzung für Teilnehmende

Nach Ihrem Log‑in werden Sie aufgefordert, im Benutzerbereich Ihrer jeweiligen Bildungsmaßnahme diverse Angaben zu machen. Hierbei sind Pflichtangaben von freiwilligen Angaben zu trennen. Pflichtangaben sind durch Sternchenhinweis gekennzeichnet und sie dienen dazu, Ihnen die für Ihre Bildungsmaßnahme erforderlichen Funktionen anbieten zu können, z. B. die Absolvierung bestimmter Tests bei Online-Kursen, damit die dozierende Person beurteilen kann, ob Sie den Test bestanden haben. Die Pflichtangaben dienen daher der Aus- und Durchführung des Vertrages.

Die sonstigen Angaben ohne Sternchenhinweis sind freiwillig. Sie dienen dazu, Ihre Kommunikation über die Plattform zu erleichtern, so dass Sie mit anderen Teilnehmenden oder Dozierenden Nachrichten über die Plattform austauschen können und die jeweiligen Daten für die anderen Nutzenden sichtbar sind. Sie können folgende Daten in Ihrem persönlichen Nutzerprofil speichern, welche sodann ebenfalls für die anderen Nutzenden sichtbar sind:

· Vor- und Nachname,

· E-Mail-Adresse,

· Geburtsdatum,

· Institution,

· Abteilung,

· persönliches Profilbild,

· Adresse,

· Telefonnummer(n),

· Faxnummer und

· Lernfortschritt.

Tätigen Sie die entsprechenden Angaben, erteilen Sie uns die folgende Einwilligung, diese Daten über die Plattform im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme auch den anderen Nutzern zur Verfügung zu stellen:

„Ich bin damit ein verstanden, dass die von mir auf freiwilliger Basis auf der Plattform getätigten Angaben von dem Anbieter verarbeitet und den übrigen Nutzenden angezeigt werden.“

Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie bspw. Ihre Einstellungen in Ihrem Profil ändern.

Ohne Pflichtangaben können wir Ihnen die Funktionen der Plattform und die Leistungen aus dem Vertrag über Ihre Teilnahme an der Bildungsmaßnahme nicht anbieten. Folgenlos bleibt die Nichtangabe freiwilliger Angaben.

5.3 Besonderheiten der Plattformnutzung für Dozierende

Auch Sie als Dozent/Dozentin haben die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis folgende Daten in Ihrem persönlichen Nutzerprofil zu speichern, welche sodann ebenfalls für die Teilnehmenden Ihrer Bildungsmaßnahme sichtbar sind:

· Vor- und Nachname,

· E-Mail-Adresse,

· Geburtsdatum,

· Institution,

· Abteilung,

· persönliches Profilbild,

· Adresse,

· Telefonnummer(n) sowie

· Faxnummer.

Tätigen Sie die entsprechenden Angaben, erteilen Sie uns die folgende Einwilligung, diese Daten über die Plattform im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme auch den Teilnehmenden der Bildungsmaßnahme zur Verfügung zu stellen:

„Ich bin damit einverstanden, dass die von mir auf freiwilliger Basis auf der Plattform getätigten Angaben vom Anbieter verarbeitet und den übrigen Nutzenden angezeigt werden.“

Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie bspw. Ihre Einstellungen in Ihrem Profil ändern.

Wir räumen Ihnen als Dozent/Dozentin – abhängig von der jeweiligen Art Ihres Kurses – bestimmte Berechtigungen dafür ein, wie Sie unsere Plattform für die von Ihnen betreute Bildungsmaßnahme nutzen können und welche zusätzlichen Informationen Sie von den Teilnehmenden einholen können. Sofern Sie von uns die entsprechende Berechtigung erhalten und/oder die Teilnehmenden ihre Einwilligung erteilten, können Sie u. a. die folgenden Funktionen nutzen:

· Nachrichtenversand an die Teilnehmenden Ihrer Bildungsmaßnahme,

· Dokumentation des Lernfortschritts und der Noten der Teilnehmenden sowie

· Ausstellung von Zertifikaten.

6 Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Wir verwenden Ihre Daten nur im Rahmen der von Ihnen gebuchten Bildungsmaßnahme bzw. Ihrer Tätigkeit als Dozent/Dozentin und der damit im Zusammenhang stehenden Nutzung der Plattform und geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn wir hierzu berechtigt oder verpflichtet sind. Eine Berechtigung liegt z. B. vor, wenn wir die Daten von einem technischen Dienstleister (z. B. IT‑Serviceprovider) im Wege der Auftragsverarbeitung speichern lassen. Dieser Dienstleister wird von uns zur Einhaltung des Datenschutzrechts verpflichtet. Wir sind in diesem Fall vertraglich berechtigt, den Dienstleister zu kontrollieren.

Eine Berechtigung liegt ferner vor, wenn Sie uns Ihr ausdrückliches Einverständnis zur Weiterleitung erteilt haben.

Darüber hinaus können wir im Einzelfall dazu verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden oder Gerichte weiterzugeben. Die damit verbundene Datenverarbeitung beruht auf einer rechtlichen Verpflichtung.

7 Übertragung in ein Drittland

Bei Einsatz von Adobe Connect:

Sofern im Rahmen der konkreten Bildungsmaßnahme ein Online-Seminar oder ein ähnlicher Online-Kurs angeboten wird, übermitteln wir Ihre E‑Mail-Adresse und Ihren gewählten Benutzernamen, der ggf. aus Ihrem Vor- und Nachnamen besteht, an Adobe Systems Software Ireland Limited, mit Sitz in Dublin (Irland), wobei im Zusammenhang mit den Dienstleistungen, die Adobe uns zur Verfügung stellt, diese personenbezogenen Daten auch an die Adobe Systems Incorporated, 345 Park Avenue, San José, CA 95110-2704, USA (Adobe U. S.) und damit in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden können. Adobe U. S. agiert unter dem EU‑US Privacy Shield und ist derzeit entsprechend zertifiziert (Art. 46 Abs. 2 f i. V. m. Art. 42 Abs. 1 DSGVO). Für die Geschäftskunden von Adobe, bei denen es zu einer Übertragung von personenbezogenen Informationen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), Großbritannien oder der Schweiz in Nicht-EWR‑Länder kommt, stützt Adobe sich auf Standardvertragsklauseln. Nähere Informationen sind abrufbar unter folgendem Link: https://www.adobe.com/de/privacy/eudatatransfers.html[A5]

Beim Einsatz von BigBlueButton:

Sofern im Rahmen der konkreten Bildungsmaßnahme ein Online-Seminar oder ein ähnlicher Online-Kurs angeboten wird, wird die Videokonferenzsoftware BigBlueButton verwendet. Die dabei generierten personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf Servern in der EU verarbeitet. Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt (kein „Drittlandtransfer“). Sofern dies erforderlich sein sollte, werden Daten in Drittländern ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO verarbeitet. In solchen Fällen informieren wir Sie gesondert.[A6]

8 Cookies

Wir verwenden auf unserer Plattform Session-Cookies. Session-Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Eine Zusammenführung mit etwaigen von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten erfolgt nicht. Session-Cookies werden bei Ablauf der Session (nach Schließen des Browsers) gelöscht. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden können oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle generell ausschließen. Bei der Nichtannahme von Cookies ist eine Nutzung unserer Plattform dennoch möglich – allerdings eingeschränkt.

9 Gesetzliche und vertragliche Pflichten zur Bereitstellung

Die Bereitstellung sämtlicher Ihrer Daten ist – über die vorstehend beschriebenen Zwecke hinaus – weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben.

10 Speicherdauer und Löschung von Daten

Ihre Daten werden – abweichend von den vorstehend beschriebenen Zeiträumen – weiterverarbeitet, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten als Beweismittel benötigt werden.

Ihre auf der Plattform hinterlegten Daten werden gelöscht, sobald Ihre Berechtigung zur Nutzung der Plattform beendet ist, indem die durchgeführte Bildungsmaßnahme endet oder Sie Ihr Nutzerkonto vorzeitig gekündigt haben. Dies gilt nicht für Ihre auf der Plattform hinterlegten Daten, wenn die Nutzung der Plattform Vertragsbestandteil Ihrer gebuchten Bildungsmaßnahme ist. In diesem Fall werden Ihre Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bis zu zehn Jahre oder die in der jeweiligen Vorschrift vorgesehene Frist gespeichert. Während dieser Zeit werden Ihre Daten für jegliche andere Verwendung gesperrt und im Anschluss gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in die weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder uns diese zu einem anderen Zweck zur Verfügung gestellt haben.

Soweit wir im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung zwischen Ihnen und uns Ihre Daten zur Rechtsverfolgung bzw. Rechtsverteidigung verarbeiten, bleiben diese Daten mindestens für die Dauer des Rechtsstreits bzw. der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert. Die Verjährungsfrist kann bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährung nach drei Jahren endet.

11 Ihre Rechte

11.1 Widerspruch

Sie können den Verarbeitungen Sie betreffender personenbezogener Daten, die wir zur Verfolgung unserer berechtigten Interessen vornehmen, jederzeit widersprechen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Zur Ausübung Ihres Widerspruchs können Sie die in Ziffer 1 oder 2 genannten Kontaktmöglichkeiten nutzen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung erfolgt aufgrund von Rechtsansprüchen unsererseits.

11.2 Widerruf

Ferner haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Datenverarbeitungen, die auf Ihrer Einwilligung beruhen und vor der Ausübung Ihres Widerrufsrechts erfolgt sind, bleiben rechtmäßig.

11.3 Sonstige Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, kostenfrei Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu erhalten, unrichtige Daten korrigieren sowie Daten sperren oder löschen zu lassen. Ferner haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen zu lassen.

Bitte richten Sie Ihr jeweiliges Anliegen an unsere Datenschutzbeauftragte[A7] . Hierzu können Sie die in Ziffer 2 genannten Kontaktdaten verwenden. Selbstverständlich bleibt es Ihnen unbenommen, alternativ unsere unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten zu verwenden.

Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für Datenschutz, zu:

E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Adresse: Holstenstraße 98, 24103 Kiel

Stand: Oktober 2021